Gestión de portafolios: cómo decidir qué proyectos sí hacer
Casi todas las empresas tienen la misma lista: veinte proyectos en marcha, todos “urgentes” y un equipo que no alcanza. Cada proyecto se gestiona bien por separado. Juntos, se estorban.
La gestión de portafolios existe para resolver eso. No pregunta cómo hacer bien un proyecto. Pregunta si es uno de los que conviene hacer.
Proyecto, programa y portafolio
| Nivel | Pregunta que responde |
|---|---|
| Proyecto | ¿Cómo entregamos esto a tiempo y dentro del presupuesto? |
| Programa | ¿Cómo coordinamos varios proyectos relacionados para lograr un beneficio común? |
| Portafolio | ¿Estamos invirtiendo en los proyectos correctos, dada nuestra estrategia y nuestra capacidad? |
PMI publica un estándar específico para la gestión de portafolios. Si diriges o evalúas inversiones en proyectos, vale la pena conocerlo.
Cuatro criterios para priorizar
- Alineación estratégica: qué tanto ayuda el proyecto a los objetivos de la empresa este año.
- Valor esperado: qué beneficio se espera y cuándo llegaría.
- Riesgo: qué tan probable es que algo salga mal y qué tan grave sería.
- Capacidad: si tienes gente y presupuesto para hacerlo bien ahora.
Cada empresa puede ajustar los criterios y sus pesos. Lo importante es que estén escritos y que todos los vean antes de discutir proyectos concretos.
Ejemplo ilustrativo de una matriz de puntuación
Los siguientes proyectos y puntajes son inventados, solo para mostrar el método. Cada criterio se califica de 1 a 5. En riesgo y capacidad, 5 significa mejor situación (riesgo bajo, capacidad disponible). Los pesos son: alineación 40%, valor 30%, riesgo 15% y capacidad 15%.
| Proyecto | Alineación | Valor | Riesgo | Capacidad | Puntaje |
|---|---|---|---|---|---|
| Migrar el ERP | 5 | 4 | 2 | 2 | 3.80 |
| Rediseñar el portal de clientes | 3 | 4 | 4 | 3 | 3.45 |
| Automatizar reportes mensuales | 4 | 3 | 5 | 5 | 4.00 |
El proyecto con mayor alineación no sale primero. Migrar el ERP es el más estratégico, pero hoy el equipo no tiene capacidad y el riesgo es alto. Automatizar reportes aporta menos, pero se puede hacer bien y pronto.
El número no decide por ti. Sirve para ordenar la conversación y mostrar qué supuesto está moviendo el resultado.
Qué hacer con lo que no entra
Un portafolio sano tiene proyectos en pausa y proyectos rechazados. Dilo con claridad: “esto no entra este trimestre, y estas son las condiciones para reconsiderarlo”. Decir “ya veremos” llena la lista de proyectos zombis que consumen tiempo sin avanzar.
Cadencia de revisión
Revisa el portafolio cada trimestre, o antes si cambia la estrategia o el presupuesto. En cada revisión hay tres decisiones posibles para un proyecto: continuar, ajustar o detener. Define también quién tiene autoridad para detener uno, porque sin eso nadie lo hace.
Un solo tablero
La decisión mejora cuando todos miran los mismos datos: estado, costo, beneficio esperado y carga del equipo. Si te interesa armar ese tablero, mira en el blog nuestro artículo sobre indicadores y dashboards.